บทที่ 11 การพัฒนาธุรกิจ/กลยุทธ์เทคโนโลยีสารสนเทศ Developing business/IT strategies

กลยุทธ์แบบใดที่เหมาะสมในการพัฒนาขึ้นมาใช้กับธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ และพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ของบริษัทในปัจจุบัน

1.กลยุทธ์ปรับปรุงการทำงานทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ  บริษัทย่อมได้รับความน่าเชื่อถือสูง ด้วยความพึงพอใจในการติดต่อสื่อสารที่เร็วสำหรับการทำงานภายในองค์กร  เมื่อก่อนลูกค้า และหุ้นส่วนทางธุรกิจที่ติดต่อกับบริษัทอาจติดต่อกับบริษัทด้วยความล่าช้า  แต่ต่อมาเมื่อมีการปรับปรุงทำให้การทำงานรวดเร็วขึ้น  ทำให้บริษัทสามารถติดต่อกับลูกค้าได้สะดวก เพราะมีการปรับปรุงระบบสารสนเทศ โดยสามารถทำงานร่วมกันได้ภายในบริษัท และยังสามารถแลกเปลี่ยนสารสนเทศกับหุ้นส่วนธุรกิจได้

2. กลยุทธ์การถ่ายโอนผลิตภัณฑ์และการบริการ เมื่อทางบริษัทได้ขยายเครือข่ายการติดต่อกับลูกค้า ร้านค้า และคู่แข่งขัน โดยใช้เทคโนฌลยีอินเตอร์เน็ต พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์  นอกจากนั้นแล้ว ยังต้องพัฒนาระบบปฏิบัติการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจอีกด้วย  การที่บริษัทใช้อินเตอร์เน็ตเป็นตลาดกลางแจ้งทำให้สามารถบริการด้านผลิตภัณฑ์และการบริการแก่ลูกค้าได้สะดวกรวดเร็ว  นอกจากนี้ยังมีการแลกเปลี่ยนสินค้าและการบริการร่วมกันตลอกจนการประมูลสินค้าต่างๆ ผ่านเว็บไซต์

บทที่ 11 การพัฒนาธุรกิจ/กลยุทธ์เทคโนโลยีสารสนเทศ Developing business/IT strategies

ทฤษฎีอะไร ซึ่งจะนำมาใช้ในการพัฒนาธุรกิจ/กลยุทธ์เทคโนโลยีสารสนเทศ และการประยุกต์ใช้ในธุรกิจของคุณเอง ให้อธิบายทฤษฎีที่คุณเลือกมาดู

- ทฤษฎีการวิเคราะห์ด้วยแมตริก   คือ

1. ประหยัดงบประมาณและช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพ การนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ผ่านอินเตอร์เน็ต ซึ่งจะทำให้ประหยัดงบประมาณ การทำงานสะดวกรวดเร็วไม่ว่าจะเป็นการติดต่อกันกับลูกค้า ภายในองค์กร หุ้นส่วนทางธุรกิจ หรือติดต่อกับคู่แข่งขัน  ด้วยระบบที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถโต้ตอบกับผู้ใช้ได้ ส่วนเครื่องมือที่ใช้อาจเป็น จดหมายอิเล็คทรอนิกส์,ระบบการสนทนา,การอภิปรายกลุ่ม,และเว็บไซต์ของบริษัท

2. ช่วยปรับปรุงการทำงานทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ การสร้างเว็บไซต์ของบริษัทขึ้นมา ทำให้บริษัทสามารถติดต่อกับลูกค้าได้สะดวก เพราะมีการปรุบปรุงระบบสารสนเทศ โดยสามารถทำงานร่วมกันได้ภายในบริษัท และยังสามารถแลกเปลี่ยนสารสนเทศตลอดจนผลิตภัณฑ์กับหุ้นส่วนธุรกิจได้

3. ความหลักแหลมในการทำตลาดไร้พรมแดน จะเห็นว่า ลูกค้าและคู่แข่งขันได้เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตและใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงานนั้นมีสถิติค่อนข้างสูงมาก การพัฒนาธุรกิจอิเล็คทรอนิกส์ และพาณิชย์อิเล็คทรอนิกส์ขึ้นมาใช้กับลูกค้าและหุ้นส่วนทางธุรกิจนั้น เป็นการฉลาดหลักแหลมมาก เพราะเป็นการแสดงความคิดเห็นร่วมกันและช่วยสร้างมูลค่าเพิ่มสนับสนุนการบริการให้กับลูกค้าของระบบพาณิชย์อิเล็คทรอนิกส์

4. การถ่ายโอนผลิตภัณฑ์และการบริการ การที่บริษัทใช้อินเตอร์เน็ตเป็นตลาดกลางแจ้งทำให้สามารถบริการด้านผลิตภัณฑ์และการบริการแก่ลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วนอกจากนี้ยังมีการแลกเปลี่ยนสินค้าและบริการร่วมกันตลอดจนการประมูลสินค้าต่างๆผ่านเว็บไซต์                            

- ทฤษฎีการวางแผนระบบสารสนเทศ

ใช้การวางแผนเทคโนโลยีสารสนเทศ เพราะ เหมาะแก่การที่จะทำธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และกระบวนการของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อกระบวนการ ผลิตภัณฑ์ และการบริการ ได้รับการปรับปรุงเอาใจใส่อย่างดี ทางบริษัทสามารถใช้แนวการวางแผนนี้มาพัฒนากลยุทะเทคโนโลยีสารสนเทศและรูปแบบสถาปัตยกรรมทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศขึ้นมา เพื่อสนับสนุนแพฒนาการวางแผนใหม่ๆเพื่อนำเอาไปช่วยในการปฎิบัติการทางธุรกิจใก้สัมฤทธิ์ผลได้

บริษัทจะติดตั้งซอฟท์แวร์ชุดสำหรับธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีที่สุด กันหมดอย่างนั้นหรือ ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น

ไม่เป็นอย่างนั้นสำหรับธุรกิจทุกชนิดเพราะรูปแบบของธุรกิจแต่ละชนิดมีความแตกต่างกัน  การนำซอฟท์แวร์ชุดสำหรับธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ก็ต้องพิจารณาถึงความจำเป็น ว่าฟังก์ชั่นการใช้งานมีความครอบคลุม และรองรับการใช้งานของธุรกิจได้มากน้อยเพียงไร  

จากสภาพการแข่งขันปัจจุบัน เทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทอย่างมากในการทำงานทางด้านบัญชี จากเดิมบริษัทต่าง ๆ เคยจัดทำด้วยระบบมือทั้งหมด  แต่ปัจจุบันจากการที่เทคโนโลยีก้าวล้ำนำสมัยมากยิ่งขึ้น จึงได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศต่าง ๆ มาช่วยในการจัดทำธุรกิจซึ่งสามารถช่วยลดระยะเวลาในการจัดทำ มีความสะดวกรวดเร็วมีความถูกต้องแม่นยำ สามารถตอบสนองความต้องการทางุธุรกิจได้อย่างครบถ้วนตามความต้องการที่จะช่วยในการบริหารงานและดำเนินงาน ทำให้เกิดการขับเคลื่อนทางธุรกิจ

ซอฟท์แวร์ หมายถึง หมายถึงชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่ใช้สั่งงานให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ซอฟต์แวร์จึงหมายถึงลำดับขั้นตอนการทำงานที่เขียนขึ้นด้วยคำสั่งของคอมพิวเตอร์ คำสั่งเหล่านี้เรียงกันเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ จากที่ทราบมาแล้วว่าคอมพิวเตอร์ทำงานตามคำสั่ง การทำงานพื้นฐานเป็นเพียงการกระทำกับข้อมูลที่เป็นตัวเลขฐานสอง ซึ่งใช้แทนข้อมูลที่เป็นตัวเลข ตัวอักษร รูปภาพ หรือแม้แต่เป็นเสียงพูดก็ได้ 

ชนิดของซอฟต์แวร์

ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์จึงเป็นส่วนสำคัญที่ควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์ให้ดำเนินการตามแนวความคิดที่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว คอมพิวเตอร์ต้องทำงานตามโปรแกรมเท่านั้น ไม่สามารถทำงานที่นอกเหนือจากที่กำหนดไว้ในโปรแกรม  ในบรรดาซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มีผู้พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานกับคอมพิวเตอร์มีมากมาย ซอฟต์แวร์เหล่านี้อาจได้รับการพัฒนาโดยผู้ใช้งานเอง หรือผู้พัฒนาระบบ หรือผู้ผลิตจำหน่าย หากแบ่งแยกชนิดของซอฟต์แวร์ตามสภาพการทำงาน พอแบ่งแยกซอฟต์แวร์ได้เป็นสองประเภท คือ

1. ซอฟต์แวร์ระบบ (system software)

2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (application software)

ทำไมหลายบริษัทยังคงใช้ระบบการสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็คทรอนิกส์หรือว่าไม่เป็นอย่างนั้น

การสื่อสารยุคปัจจุบันสามารถสื่อสารถึงกันได้อย่างรวดเร็วไร้ขอบเขตจำกัด   องค์กรที่มีเทคโนโลยีการสื่อสารที่ทันสมัยย่อยได้เปรียบในเชิงการแข่งขัน     และประสบความสำเร็จได้เร็ว    การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นกลยุทธ์การสื่อสารอีกประเภทหนึ่ง  ซึ่งหลายองค์กรได้นำมาใช้  ทำให้การสื่อสารสะดวกรวดเร็ว ประหยัดงบประมาณในของกระดาษและการขนส่ง

             การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic  Data  Interchange (EDI) )  หมายถึง  การสับเปลี่ยนเอกสารการซื้อขายทางธุรกิจระหว่างองค์กรมาตราฐาน 2 องค์กรขึ้นไปผ่านทางคอมพิวเตอร์โดยตรง สามารถนำไปใช้ได้ทั้งองค์กรภายในและองค์กรภายนอก ทั้งในประเทศ และระหว่างประเทศตัวอย่าง เช่น  ใบกำกับสินค้า   ( invoices ) ,  ใบขนของ ( Bill Of Lading ) , และใบสั่งซื้อสินค้า ( Purchase Orders ) การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นี้จัดว่า  เป็นส่วนหนึ่งของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic  Commerce : E – Commerce ) ปัจจุบันเริ่มมีหลายบริษัทหลายองค์กรที่นำเอาระบบ EDI  เข้าไปใช้    ตัวอย่างเช่น  Customs Declaration ( กรมศุลกากร – การนำเข้าส่งออกสินค้า ) , Purchase Order , Invoice ( ธุรกิจค้าปลีกค้าส่ง – การซื้อสินค้า , รายการสินค้า ) Payments ( ธนาคาร – การชำระเงินระหว่างองค์กร ) Manifest , Bill of Lading , Airway Bill     ( ธุรกิจขนส่ง – การไหลเวียนของสินค้าระหว่างท่าเรือ     และ   รวบรวมระบบท่าเรือกับผู้ขนสินค้าในประเทศ  และระหว่างประเทศ ) Letter of Credit ( ผู้นำเข้า – ส่งออก – กระบวนการนำเข้าส่งออก )

             การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สามารถประหยัดงบประมาณ และเวลาได้มาก   เพราะเอกสารสำหรับการซื้อขายสามารถส่งผ่านระบบสารสนเทศ  จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ตลอดจนสามารถมารถป้อนข้อมูลเข้าที่เครื่องคอมพิวเตอร์ต้นทาง  โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาในการส่งเอกสาร ระบบของ EDI นี้    เป็นกลยุทธ์ที่อำนวยประโยชน์ได้อย่างสูง ช่วยให้เกิดความเชื่อถือได้อย่างแน่นอน โดยการเข้ารหัส ( Lock in ) ของลูกค้าให้ถูกต้อง และสามารถทำได้ง่าย ๆ สำหรับลูกค้า หรือผู้จำหน่าย ในการที่จะส่งสินค้าจากผู้จำหน่ายสินค้า

ประโยชน์ของ EDI

            1. ช่วยลดข้อผิดพลาด ( Reduced errors ) โดยปกติแล้วการนำข้อมูลเข้าระบบ มักจะมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก 

           2. ช่วยลดงบประมาณ ( Reduced Costs ) เรื่องของงบประมาณนี้ สามารถลดลงได้จริง โดยเป็นการช่วยตัดงบประมาณนี้ สามารถลดลงได้จริง  หมายถึงช่วยลดงบประมาณในเรื่องของเอกสาร และคู่มือการปฏิบัติงานที่ซ้ำซ้อนขององค์กรในเรื่องของการช่วยลดงานด้านเอกสารนี้  

           3. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ( Increased Operational Efficiency )บริษัทต่าง ๆนั้นได้รับประโยชน์อย่างมากในการเข้าร่วมกับองค์กรระหว่างประเทศ เพราะฉะนั้น มีความเป็นไปได้สูงมากที่บริษัทเหล่านี้จะนำเอาระบบ EDI ไปใช้เพื่อขยายฐานบริษัทของตนเองให้กว้างไกลออกไปยิ่งขึ้น     และในช่วงจังหวะนี้ถือว่าเป็นโอกาสที่ดีมาก  ที่จะพัฒนาธุรกิจของตนให้มีประสิทธิภาพมากยิ่ง เพราะระบบ EDI จะเข้าไปแทนที่ระบบเอกสาร

           4. ช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ( Increased ability to Compete ) ด้วยการผสมผสานกันระหว่างข้อดีของการช่วยลดงบประมาณ และลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่ดีที่มีอยู่ชนิดเดียวในเวลานี้  มันมีความเป็นไปได้ที่องค์กรระหว่างประเทศจะเน้นการนำเอาระบบ EDI มาใช้ในการติดต่อระหว่างบริษัทในเครือสมาชิก  ทั้งนี้ เพื่อให้บริษัทซึ่งเป็นผู้แข่งขันสามารถที่จะมีกระบวนการเทคโนโลยีที่สอดรับกับผลิตภัณฑ์  และนอกจากนั้นยังเป็นการเสนอการบริการที่ดีให้กับลูกค้าด้วย

การสับเปลี่ยนเอกสารการซื้อขายทางธุรกิจระหว่างองค์กรมาตราฐาน 2 องค์กรขึ้นไป ผ่านระบบคอมพิวเตอร์    ซึ่งมีหลายประเภท เช่น การโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์    หรือกรณีที่กรมศุลกากรไทย นำเอาระบบ EDI มาใช้ในการจัดเก็บภาษีการตรวจปล่อยสินค้า การส่งเสริมการส่งออก และการป้องกันปราบปรามการลักลอบหลีกเลี่ยงภาษีศุลกากร เป็นต้น การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นี้จัดเป็นส่วนหนึ่งของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์   ปัจจุบันหน่วยงานหลักที่ใช้ ก็คือ กรมศุลกากร (Customs Department) เจ้าหน้าที่ shipping และ บริษัท หรือผู้ที่นำเข้า-ส่งออก จัดซื้อ และ logistics เป็นต้น

มีวิธีจะหลีกเลี่ยงความล้มเหลวของการวางแฟนทรัพยากรในองค์กร (ERP) ได้อย่างไร

ความสำเร็จและความล้มเหลวในการนำ ERP มาใช้คืออะไร

    ·    กรณีที่ประสบความล้มเหลวในการนำ ERP มาใช้  

 1. ไม่สามารถปฏิรูปการทำงานได้

            เป้าหมายการนำ ERP มาใช้เพื่อปฏิรูปการทำงาน เช่น การลดต้นทุน การเพิ่มความเร็ว การเพิ่ม     ประสิทธิภาพในการทำงาน เป็นต้น แต่ในทางปฏิบัติจริง ยังคงดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ(Business Process) เหมือนกับที่เคยทำมาแต่เดิม

2. ไม่สามารถปฏิรูปการบริหารจัดการได้

    หลังจากนำ ERP มาใช้    การใช้ข้อมูลที่ได้ไม่มีความก้าวหน้า ยังคงใช้วิธีการจัดการ        เหมือนกับที่เคยทำมา ไม่ทำให้เกิดการปฏิรูปการจัดการ

3. ระยะเวลาพัฒนานานและต้นทุนสูง

         การสร้างระบบ ERP ใช้ระยะเวลาพัฒนานาน   มีต้นทุนสูง   การนำไปใช้ล่าช้ากว่ากำหนด ยิ่งทำให้ต้นทุนของการพัฒนาสูงกว่าที่ตั้งเป้าไว้มาก ทำให้ ERP กลายเป็นของแพง

4. ต้นทุนของการดูแลรักษาหลังจากนำมาใช้สูง

       การนำ ERP มาใช้จะทำให้เกิดระบบสารสนเทศขององค์กรใหม่ โดยใช้ ERP Package  ซึ่งควรจะทำให้การดูแลรักษาทำได้ง่าย และต้นทุนในการดูแลรักษาลดลง     แต่ในความเป็นจริง  เนื่องจากมี Software ที่พัฒนาขึ้นด้วยมือที่เรียกว่า Add-on  สำหรับการ Customize  อยู่มาก ทำให้ต้นทุนไม่ต่างจากการพัฒนาแบบ Customize ที่ทำด้วยมือ

5. ไม่สามารถตาม Upgrade version  ของ ERP Package ได้

             เมื่อมีการ Upgrade version ของ ERP Package  ผู้ผลิต ERP package แจ้งว่าจะยกเลิกการบำรุงรักษา version เก่า แต่เมื่อจะพยายาม upgrade version ของ ERP package ที่นำมาใช้  ก็จะพบว่ามีความขัดแย้งกับ Software ที่พัฒนาขึ้นแบบ Add on โดยการ Customize ทำให้ทราบว่าต้องทำการสร้างขึ้นมาใหม่ ดังนั้นในการ upgrade version ของ ERP package จำเป็นต้องมีการทดสอบและการพัฒนาที่ยุ่งยาก และมีต้นทุนการ upgrade version เท่าๆ กับการนำเอาระบบใหม่เข้ามาใช้

·    กรณีที่ประสบความสำเร็จในการนำ ERP มาใช้                                        

 1. การนำมาใช้มีประสิทธิผลในเชิงการจัดการ

           มีการวัดผลการนำ ERP มาใช้ด้วยดัชนีที่เป็นตัวเลขได้ และที่วัดด้วยดัชนีที่เป็นตัวเลข ได้ยาก แต่ก็เห็นผลทั้งสองอย่างได้อย่างชัดเจน และมีผลเชื่อมโยงไปสู่การปฏิรูปองค์กร

     2. ใช้ ERP ได้อย่างชำนาญและมุ่งสู่การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีองค์กร

            ผู้บริหาร ผู้จัดการ และผู้รับผิดชอบหน้างานแต่ละระดับ เชื่อถือข้อมูลที่ได้จากระบบ  ERP และใช้ในการตัดสินใจ ดำเนินงานประจำวัน เกิดความร่วมมือกัน และการมีข้อมูลร่วมกันระหว่างหน่วยงาน เป็นผลทำให้มุ่งไปสู่การปฏิรูปวัฒนธรรม และวิถีองค์กร

3.  สามารถพัฒนาได้ โดยใช้ระยะเวลาพัฒนาที่สั้นตามที่ตั้งเป้าไว้

            การสร้างระบบ ERP โดยใช้ ERP Package สามารถทำได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด  ระยะเวลาพัฒนายังสั้นกว่าที่ผ่านมา

4.  สามารถพัฒนาได้โดยใช้ต้นทุนในการพัฒนาที่ต่ำตามที่ตั้งเป้าไว้

           ต้นทุนของการพัฒนาในการสร้างระบบ ERP อยู่ภายในขอบเขตที่ตั้งเป้าไว้ ซึ่งเกี่ยวเนื่องกับการที่ใช้ระยะเวลาพัฒนาสั้น เมื่อเปรียบเทียบกับการพัฒนาระบบ    Customize ที่ผ่านมา

5.  กระจายในแนวนอนได้อย่างรวดเร็ว

        สามารถกระจายการนำ ERP มาใช้ในแนวนอนได้อย่างรวดเร็ว เช่นกระจายไปยังกลุ่มธุรกิจที่แตกต่างกันภายในบริษัทและบริษัทในเครือ นอกจากนี้ยังสามารถลดต้นทุนสำหรับการกระจายในแนวนอนได้ด้วย ซึ่งทำให้ประสิทธิผลของการนำ ERP มาใช้ยิ่งสูงขึ้น

6.  เสริมสร้างฐานสำหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กร

           การนำ ERP มาใช้ ช่วยเสริมสร้างฐานสำหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศองค์กร ซึ่งการใช้ฐานสำหรับการพัฒนาดังกล่าว จะทำให้สามารถขยายระบบ ERP ออกไป โดยการนำ SCM, CRM  อยู่รอบๆ และทั้งหมดสามารถทำงานร่วมกันอย่างบูรณาการได้

7.  ต้นทุนในการดูแลรักษาต่ำ

           การดูแลรักษา หลังจากนำ ERP มาใช้ทำได้ง่าย ทำให้ต้นทุนในการดูแลรักษาต่ำ เมื่อเทียบกับที่ผ่านมา

8.  สามารถตาม  Upgrade version ของ ERP Package หลังจากนำมาใช้ได้

          เนื่องจากสามารถตาม Upgrade version ของ ERP Package ได้โดยไม่มีต้นทุนที่สูง เหมือนกับการสร้างระบบ ERP ใหม่ ทำให้ระบบสามารถรองรับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุด เป็นการเพิ่มประสิทธิผลยิ่งขึ้น ในการจัดการของการนำ ERP มาใช้

อะไรบ้างซึ่งจะเป็นข้อจำกัดของการใช้intranetในธุรกิจยุคปัจจุบัน

อินทราเน็ต (Intranet)  คือ ระบบเครือข่ายภายในองค์กร เป็นบริการ และการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์เหมือนกันอินเทอร์เน็ต แต่จะเปิดให้ใช้เฉพาะสมาชิกในองค์กรเท่านั้น เช่น อินทราเน็ตของธนาคารแต่ละแห่ง หรือระบบเครือข่ายมหาดไทย ที่เชื่อมศาลากลางทั่วประเทศ เป็นต้น เป็นการสร้างระบบบริการข้อมูลข่าวสาร ซึ่งเปิดบริการคล้ายกับอินเทอร์เน็ตเกือบทุกอย่าง แต่ยอมให้เข้าถึงได้เฉพาะคนในองค์กรเท่านั้น เป็นการจำกัดขอบเขตการใช้งาน ดังนั้นระบบอินเทอร์เน็ตในองค์กร ก็คือ "อินทราเน็ต" นั่นเอง แต่ในช่วงที่ชื่อนี้ยังไม่เป็นที่นิยม ระบบอินทราเน็ต ถูกเรียกในหลายชื่อ เช่น Campus network, Local internet, Enterprise network เป็นต้น

กล่าวได้ว่าการใช้งานอินทราเน็ต ก็คือ การใช้งานของเทคโนโลยีอินเตอร์เน็ตโดยจำกัดขอบเขตการใช้งาน ส่วนใหญ่อยู่เฉพาะภายในเครือข่ายของหน่วยงานเท่านั้น และนอกจากนี้ระบบ อินทราเน็ตยังสามารถเชื่อมต่อเข้ากับอินเตอร์เน็ตได้เช่นกัน ซึ่งทำให้ผู้ใช้งานอินทราเน็ตสามารถใช้ทั้งอินทราเน็ตและอินเตอร์เน็ตไปพร้อม ๆ กันได้ โดยทั่วไปอินทราเน็ตจะไม่เน้นการเชื่อมต่อไปสู่อินเตอร์เน็ตภายนอก เพื่อสืบค้นหรือใช้ประโยชน์จากข้อมูลภายนอก หากแต่มุ่งหวังที่จะจัดเตรียมข้อมูลและสารสนเทศภายในองค์กร ด้วยการจัดเตรียมคอมพิวเตอร์ซึ่งทำหน้าที่เป็นเครื่องแม่ข่ายที่ให้บริการข้อมูลในรูปแบบเดียวกับที่ใช้งานในอินเตอร์เน็ต และขยายเครือข่ายคอมพิวเตอร์ไปถึงบุคลากรทุกหน่วยงาน ให้สามารถ เรียกค้นข้อมูลและสื่อสารถึงกันได้ รูปแบบสำคัญที่มีในอินทราเน็ต คือ การใช้ระบบเวบเป็นศูนย์บริการข้อมูลและข่าวสารภายใน สามารถให้ข้อมูลได้ทั้งข้อความ เสียง ภาพนิ่ง หรือภาพเคลื่อน ไหวและเป็นเครื่องมือที่ง่ายต่อการใช้งาน โดยได้ผนวกบริการข้อมูลอื่นรวมไว้ในตัวเช่น จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การถ่ายโอนย้ายแฟ้มข้อมูล หรือกระดานข่าว เป็นต้น

อินทราเน็ตจะช่วยปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดการเอกสารจากเดิมใช้วิธีทำสำเนาแจกจ่าย ไม่ว่าจะเป็นข่าว ประกาศ รายงาน สมุดโทรศัพท์ภายใน ข้อมูลบุคลากร มาจัดทำให้อยู่ในรูปอิเล็กทรอนิกส์ แทน ผู้ใช้สามารถเรียกค้น ข้อมูลข่าวสารได้เมื่อต้องการ การประยุกต์ใช้อินทราเน็ตในหน่วยงานถือเป็นการปฏิรูปในองค์กรและก่อให้เกิดผลกระทบต่อกระบวนการและขั้นตอนการทำงานทั้งในปัจจุบันและในอนาคต ช่วยให้การดำเนินงานเป็น ไปได้อย่างคล่องตัว และลดค่าใช้จ่ายลงได้อย่างมาก หากมีการวางแผนงานและเทคโนโลยีที่เหมาะสมก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรให้สูงขึ้น

การประยุกต์ใช้อินทราเน็ตถือเป็นการปฎิรูประบบงานในองค์กรใหม่และก่อให้เกิดผลกระทบต่อกระบวนการและขั้นตอนการทำงานในปัจจุบันและอนาคต ในปัจจุบันได้มีผู้ให้คำจำกัดความของอินทราเน็ตไว้ต่าง ๆ ดังนี้
- อินทราเน็ตเป็นระบบเครือข่ายภายในที่เชื่อมโยงเครือข่ายย่อยต่าง ๆ เข้าด้วยกัน และให้ทุกคนในองค์กรใช้ร่วมกัน
- อินทราเน็ต เป็นรูปแบบของระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่ใช้ในองค์กร
- อินทราเน็ต เป็นคำที่สื่อความหมายถึงการนำเทคโนโลยีของระบบอินเทอร์เน็ตมาใช้ เพื่อตอบสนองระบบงานภายในองค์กรโดยเฉพาะ
- อินทราเน็ตเป็นระบบอินเทอร์เน็ตที่ใช้งานเฉพาะในองค์กร
- อินทราเน็ต เป็นการนำเทคโนโลยีของระบบอินเทอร์เน็ตมาประยุกต์ใช้ ในองค์กรหรือหน่วยงาน
- อินทราเน็ต เป็นการรวมสารสนเทศที่มีอยู่ โดยวิธีการปรับปรุงให้เข้าถึงและกระจายข้อมูลผ่าน

ข้อจำกัดของอินทราเน็ต

- เทคโนโลยีใหม่ที่ค่อยเป็นค่อยไป

- ขาดคุณสมบัติในเรื่องความปลอดภัย

- ขาดการจัดการปฏิบัติงาน

- การสนับสนุนจากผู้ใช้ต่ำสุด

- อาจต้องการการยกระดับเครือข่าย

- ซอฟต์แวร์บราวเซอร์ / แม่ข่ายไม่สามารถใช้งานร่วมกันระหว่างรุ่นต่างๆได้

- ไม่ได้อัตราส่วนกับองค์กรขนาดใหญ่ที่ใช้โปรแกรมประยุกต์เชิงโต้ตอบที่เพิ่มขึ้น

นักศึกษาเคยใช้จดหมายทางอิเล็กทรอนิกส์และการสนทนาทางอินเตอร์เน็ตหรือการร่วมกันปรึกษาการทำงานในกลุ่มร่วมกันหรือไม่ มีวิธีใดบ้างที่จะช่วยให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกันประสบความสำเร็จ

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์และการสนทนาทางอินเตอร์เน็ตเป็นที่นิยมจนแทบแทบจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของการใช้ชีวิตประจำวัน  ซึ่ง การเข้าถึงก็เป็นไปได้ง่ายกว่าในอดีต ไม่ว่าจะเป็นที่บ้าน ร้านอินเตอร์เน็ท หรือสถานศึกษา ซึ่งทุกคนต้องเคยได้ใช้งานมาทุกคนอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นการทำงานประสานงาน  ปรึกษา แก้ไขงาน กับสมาชิกในกลุ่ม  

จดหมายทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-mail 

 เป็นบริการในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่สำคัญที่มีผู้นิยม สามารถส่งตัวอักษร ข้อความ แฟ้มข้อมูล ภาพ เสียง ผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ไปยังผู้รับ และสามารถสื่อสารถึงกันได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องคำนึงถึงว่าผู้รับจะอยู่ที่ไหน จะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์อยู่หรือไม่ เพราะจดหมายทางอิเล็กทรอนิกส์ จะเก็บข้อความเหล่านั้นไว้  ซึ่งผู้ใช้งานจะต้องมีที่อยู่ของตนเองกับผู้ให้บริการนั้น ๆ   เช่น   www.gmail.com  หรือ www.hotmail.com เป็นต้น   เมื่อผู้รับเข้าสู่ระบบเครือข่าย ก็จะเห็นข้อความนั้นรออยู่แล้วความสะดวกเหล่านี้  ทำให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารถึงกันและกัน  ทำ ให้สามารถปรึกษา หรือฝึกฝนทักษะกับอาจารย์ หรือ สมาชิกกลุ่มโดยไม่ต้องคำนึงถึงเวลา และระยะทาง โดยผู้ใช้สามารถติดต่อสื่อสารกันได้ไม่ว่าจะอยู่ตรงส่วนใดของมุมโลกจะรู้สึก อิสระและกล้าแสดงออกหรือแสดงความคิดเห็นได้มากกว่าปกติ  ตลอด จนสามารถเข้าถึงสมาชิกในกลุ่มเป็นรายบุคคลได้เป็นอย่างดี ในยุคที่ระบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะมีบทบาทสำคัญ ในการพัฒนาสังคมให้เข้าถึงข้อมูลข่าวสาร ได้อย่างรวดเร็ว เป็นรูปแบบการสื่อสารที่ทันสมัย รูปแบบหนึ่งที่มีความสำคัญ ซึ่งมีข้อดีดังนี้

1. ทำให้การให้การติดต่อสื่อสารทั่วโลกเป็นไปอย่างรวดเร็วทันที ระยะทางไม่เป็นอุปสรรค ในทุกแห่งทั่วโลกที่มีเครือข่ายคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อถึงกันได้ สามารถเข้าไปสถานที่เหล่านั้นได้ทุกที่ ทำให้ผู้คนทั่วโลกติดต่อถึงกันได้ทันที ผู้รับสามารถจะรับข่าวสารจากกันได้แทบจะทันทีที่ผู้ส่งจดหมายส่งข้อมูลผ่าน ทางคอมพิวเตอร์เสร็จสิ้น

2. สามารถส่งจดหมายถึงผู้รับที่ต้องการได้ทุกเวลา แม้ผู้รับจะไม่ได้อยู่ที่ หน้าจอคอมพิวเตอร์ก็ตาม จดหมายจะถูกเก็บไว้ในตู้จดหมายของคอมพิวเตอร์และเป็นส่วนตัว จนกว่าเจ้าของจดหมายที่มีรหัสผ่านจะเปิดตู้จดหมายของตนเอง

 3. สามารถส่งจดหมายถึงผู้รับหลายๆคนได้ในเวลาเดียวกันโดยไม่ต้องเสียเวลาส่งให้ทีละคน กรณีนี้จะใช้กับจดหมายที่เป็นข้อความเดียวกัน เช่นการแจ้งข่าวให้สมาชิกในกลุ่มทราบหรือเป็นการนัดหมายระหว่างสมาชิกในกลุ่ม เป็นต้น

4. ผู้รับจดหมายสามารถเรียกอ่านจดหมายได้ทุกเวลาตามสะดวก โปรแกรมของจะแสดงให้ทราบว่าในตู้จดหมายของผู้รับมีจดหมายกี่ฉบับ มีจดหมายที่อ่านแล้ว และยังไม่ได้เรียกอ่านกี่ฉบับ เมื่ออ่านจดหมายฉบับใดแล้ว หากต้องการลบทิ้ง ก็สามารถเก็บข้อความไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลได้ หรือจะพิมพ์ออกมาลงกระดาษก็ได้เช่นกัน หรืออาจแก้ไข้ข้อความบางอย่างในจดหมายนั้น จากจอภาพแล้วส่งต่อไปยังผู้อื่นได้ด้วย

5. สามารถถ่ายโอนแฟ้มข้อมูล (Transferring Files) แนบไปกับจดหมายถึงผู้รับได้ทำให้การแลกเปลี่ยนข่าวสารเป็นไปได้โดยสะดวก รวดเร็ว ทันเวลา และทันเหตุการณ์

ซึ่งเป็นที่สังเกตว่าคนรุ่นปัจจุบันแทบจะไม่มีใครที่ไม่รู้จักอีเมล์หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์  ทั้ง นี้เห็นจะเป็นเพราะความสะดวกรวดเร็วของมันซึ่งทำให้สามารถใช้ติดต่อสื่อสาร กันได้กว้างไกลไปทั่วโลกในชั่วระยะเวลาสั้นๆเพียงไม่กี่วินาทีเท่านั้น  แต่กระนั้นก็ดี ทุกสิ่งในโลกใบนี้ย่อมมีอยู่สองด้านมีทั้งด้านดีและเลว  มีประโยชน์และมีโทษ ซึ่งขึ้นอยู่กับเราว่าจะพิจารณาแล้วนำไปใช้ทางด้านใด

การสนทนาผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต หรือ Chat

การพูดคุยสนทนาผ่านทางอินเทอร์เน็ต นับ เป็นบริการหนึ่งที่ได้รับความนิยมจากนักท่องเน็ตทั้งหลาย ซึ่งปัจจุบันได้มีการพัฒนาจากการพูดคุยกันด้วยการพิมพ์มาเป็นการสนทนาด้วย เสียง โทรศัพท์ ซึ่งมีทั้งความเป็นส่วนตัวโดยการส่งเมสเสจคุยกัน หรือจะรวมกลุ่มกันหลายๆ คนก็ได้ถ้าต้องการ แต่ซอฟต์แวร์บางตัวก็เป็นการสนทนากันด้วยเสียงคำพูด(ต้องมีไมโครโฟน) หรือไม่ก็เป็นวิดีโอภาพ(ต้องใช้เวบแคม)

รูปแบบการ Chat

Chat ตามเวบไซต์ เราสามารถเข้าไปสนทนากันได้ที่เว็บไซต์ที่จัดให้บริการห้องสนทนา วิธีนี้ไม่ยุ่งยากอะไร ไม่ต้องเสียเงิน โดยเข้าไปในเวบไซต์ต่างๆ ที่มีห้องสนทนาให้ เช่น วิธีการก็แค่ เลือกห้องสนทนาที่ต้องการ แล้วลงชื่อ จากนั้นก็จะสามารถเข้าไปสนทนาได้ทันที โดยเป็นการคุยตอบโต้ระหว่างกันผ่านเซิร์ฟเวอร์ โดยใช้บราวเซอร์ปกติ เหมือนท่องอินเทอร์เน็ตทั่วไป โดยนิยาม Text Chat คือ คุณจะต้องพิมพ์ข้อความที่จะคุยลงไปแล้วอีกฝ่ายก็จะตอบกลับมาเป็นข้อความเช่น กัน แต่วิธีการนี้มีข้อเสียคือ จะมีผู้อื่นอยู่ร่วมห้องสนทนากับเราด้วย และผู้อื่นก็สามารถที่จะอ่านได้และเราเองก็จะสามารถอ่านข้อความสนทนาของผู้ อื่นได้เช่นกัน และถ้ามีคนอยู่ในห้องสนทนานั้นมากๆ ก็จะทำให้ช้า หรือไม่ก็ทำให้เราอ่านข้อความของคู่สนทนาของเราไม่ทัน

ใช้โปรแกรม Chat โดยเฉพาะ การ สนทนากันโดยใช้โปรแกรมที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการคุยโดย เฉพาะ ซึ่งมีความสามารถในการคุยสูงกว่าห้องสนทนาตามเวบไซต์ ตัวอย่างโปรแกรมก็เช่น , MSN Messenger เป็นต้น MSN Messenger เป็นโปรแกรมยอดนิยมซึ่งนักเล่นอินเทอร์เน็ตมีกันเกือบทุกคน (100 ล้านกว่าคนทั่วโลกมีโปรแกรมนี้ใช้) มีความสามารถหลากหลาย และตัวนี้เป็นฟรีซอฟต์แวร์ นอกจากนั้นยังมีโปรแกรม Chat ยอดนิยมที่นักเล่นอินเทอร์เน็ตนิยมใช้กันอีกหลายโปรแกรมเช่น Skype เป็นต้น

ซึ่งข้อดีของ chat ก็จะคล้าย ๆ กับ e-mail แต่จะต่างกันตรงที่ไม่ต้องผ่านตัวกลางเพื่อเข้าและใช้สำหรับเปิดจดหมายสำหรับอ่าน การchat ทำให้รับข้อมูลได้ทันทีเมื่อมีการส่งมาในขณะที่เราออนไลน์อยู่