บริษัทจะติดตั้งซอฟท์แวร์ชุดสำหรับธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีที่สุด กันหมดอย่างนั้นหรือ ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น

ไม่เป็นอย่างนั้นสำหรับธุรกิจทุกชนิดเพราะรูปแบบของธุรกิจแต่ละชนิดมีความแตกต่างกัน  การนำซอฟท์แวร์ชุดสำหรับธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ก็ต้องพิจารณาถึงความจำเป็น ว่าฟังก์ชั่นการใช้งานมีความครอบคลุม และรองรับการใช้งานของธุรกิจได้มากน้อยเพียงไร  

จากสภาพการแข่งขันปัจจุบัน เทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทอย่างมากในการทำงานทางด้านบัญชี จากเดิมบริษัทต่าง ๆ เคยจัดทำด้วยระบบมือทั้งหมด  แต่ปัจจุบันจากการที่เทคโนโลยีก้าวล้ำนำสมัยมากยิ่งขึ้น จึงได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศต่าง ๆ มาช่วยในการจัดทำธุรกิจซึ่งสามารถช่วยลดระยะเวลาในการจัดทำ มีความสะดวกรวดเร็วมีความถูกต้องแม่นยำ สามารถตอบสนองความต้องการทางุธุรกิจได้อย่างครบถ้วนตามความต้องการที่จะช่วยในการบริหารงานและดำเนินงาน ทำให้เกิดการขับเคลื่อนทางธุรกิจ

ซอฟท์แวร์ หมายถึง หมายถึงชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่ใช้สั่งงานให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ซอฟต์แวร์จึงหมายถึงลำดับขั้นตอนการทำงานที่เขียนขึ้นด้วยคำสั่งของคอมพิวเตอร์ คำสั่งเหล่านี้เรียงกันเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ จากที่ทราบมาแล้วว่าคอมพิวเตอร์ทำงานตามคำสั่ง การทำงานพื้นฐานเป็นเพียงการกระทำกับข้อมูลที่เป็นตัวเลขฐานสอง ซึ่งใช้แทนข้อมูลที่เป็นตัวเลข ตัวอักษร รูปภาพ หรือแม้แต่เป็นเสียงพูดก็ได้ 

ชนิดของซอฟต์แวร์

ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์จึงเป็นส่วนสำคัญที่ควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์ให้ดำเนินการตามแนวความคิดที่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว คอมพิวเตอร์ต้องทำงานตามโปรแกรมเท่านั้น ไม่สามารถทำงานที่นอกเหนือจากที่กำหนดไว้ในโปรแกรม  ในบรรดาซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มีผู้พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานกับคอมพิวเตอร์มีมากมาย ซอฟต์แวร์เหล่านี้อาจได้รับการพัฒนาโดยผู้ใช้งานเอง หรือผู้พัฒนาระบบ หรือผู้ผลิตจำหน่าย หากแบ่งแยกชนิดของซอฟต์แวร์ตามสภาพการทำงาน พอแบ่งแยกซอฟต์แวร์ได้เป็นสองประเภท คือ

1. ซอฟต์แวร์ระบบ (system software)

2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (application software)

ทำไมหลายบริษัทยังคงใช้ระบบการสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็คทรอนิกส์หรือว่าไม่เป็นอย่างนั้น

การสื่อสารยุคปัจจุบันสามารถสื่อสารถึงกันได้อย่างรวดเร็วไร้ขอบเขตจำกัด   องค์กรที่มีเทคโนโลยีการสื่อสารที่ทันสมัยย่อยได้เปรียบในเชิงการแข่งขัน     และประสบความสำเร็จได้เร็ว    การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นกลยุทธ์การสื่อสารอีกประเภทหนึ่ง  ซึ่งหลายองค์กรได้นำมาใช้  ทำให้การสื่อสารสะดวกรวดเร็ว ประหยัดงบประมาณในของกระดาษและการขนส่ง

             การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic  Data  Interchange (EDI) )  หมายถึง  การสับเปลี่ยนเอกสารการซื้อขายทางธุรกิจระหว่างองค์กรมาตราฐาน 2 องค์กรขึ้นไปผ่านทางคอมพิวเตอร์โดยตรง สามารถนำไปใช้ได้ทั้งองค์กรภายในและองค์กรภายนอก ทั้งในประเทศ และระหว่างประเทศตัวอย่าง เช่น  ใบกำกับสินค้า   ( invoices ) ,  ใบขนของ ( Bill Of Lading ) , และใบสั่งซื้อสินค้า ( Purchase Orders ) การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นี้จัดว่า  เป็นส่วนหนึ่งของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic  Commerce : E – Commerce ) ปัจจุบันเริ่มมีหลายบริษัทหลายองค์กรที่นำเอาระบบ EDI  เข้าไปใช้    ตัวอย่างเช่น  Customs Declaration ( กรมศุลกากร – การนำเข้าส่งออกสินค้า ) , Purchase Order , Invoice ( ธุรกิจค้าปลีกค้าส่ง – การซื้อสินค้า , รายการสินค้า ) Payments ( ธนาคาร – การชำระเงินระหว่างองค์กร ) Manifest , Bill of Lading , Airway Bill     ( ธุรกิจขนส่ง – การไหลเวียนของสินค้าระหว่างท่าเรือ     และ   รวบรวมระบบท่าเรือกับผู้ขนสินค้าในประเทศ  และระหว่างประเทศ ) Letter of Credit ( ผู้นำเข้า – ส่งออก – กระบวนการนำเข้าส่งออก )

             การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สามารถประหยัดงบประมาณ และเวลาได้มาก   เพราะเอกสารสำหรับการซื้อขายสามารถส่งผ่านระบบสารสนเทศ  จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ตลอดจนสามารถมารถป้อนข้อมูลเข้าที่เครื่องคอมพิวเตอร์ต้นทาง  โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาในการส่งเอกสาร ระบบของ EDI นี้    เป็นกลยุทธ์ที่อำนวยประโยชน์ได้อย่างสูง ช่วยให้เกิดความเชื่อถือได้อย่างแน่นอน โดยการเข้ารหัส ( Lock in ) ของลูกค้าให้ถูกต้อง และสามารถทำได้ง่าย ๆ สำหรับลูกค้า หรือผู้จำหน่าย ในการที่จะส่งสินค้าจากผู้จำหน่ายสินค้า

ประโยชน์ของ EDI

            1. ช่วยลดข้อผิดพลาด ( Reduced errors ) โดยปกติแล้วการนำข้อมูลเข้าระบบ มักจะมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก 

           2. ช่วยลดงบประมาณ ( Reduced Costs ) เรื่องของงบประมาณนี้ สามารถลดลงได้จริง โดยเป็นการช่วยตัดงบประมาณนี้ สามารถลดลงได้จริง  หมายถึงช่วยลดงบประมาณในเรื่องของเอกสาร และคู่มือการปฏิบัติงานที่ซ้ำซ้อนขององค์กรในเรื่องของการช่วยลดงานด้านเอกสารนี้  

           3. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ( Increased Operational Efficiency )บริษัทต่าง ๆนั้นได้รับประโยชน์อย่างมากในการเข้าร่วมกับองค์กรระหว่างประเทศ เพราะฉะนั้น มีความเป็นไปได้สูงมากที่บริษัทเหล่านี้จะนำเอาระบบ EDI ไปใช้เพื่อขยายฐานบริษัทของตนเองให้กว้างไกลออกไปยิ่งขึ้น     และในช่วงจังหวะนี้ถือว่าเป็นโอกาสที่ดีมาก  ที่จะพัฒนาธุรกิจของตนให้มีประสิทธิภาพมากยิ่ง เพราะระบบ EDI จะเข้าไปแทนที่ระบบเอกสาร

           4. ช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ( Increased ability to Compete ) ด้วยการผสมผสานกันระหว่างข้อดีของการช่วยลดงบประมาณ และลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่ดีที่มีอยู่ชนิดเดียวในเวลานี้  มันมีความเป็นไปได้ที่องค์กรระหว่างประเทศจะเน้นการนำเอาระบบ EDI มาใช้ในการติดต่อระหว่างบริษัทในเครือสมาชิก  ทั้งนี้ เพื่อให้บริษัทซึ่งเป็นผู้แข่งขันสามารถที่จะมีกระบวนการเทคโนโลยีที่สอดรับกับผลิตภัณฑ์  และนอกจากนั้นยังเป็นการเสนอการบริการที่ดีให้กับลูกค้าด้วย

การสับเปลี่ยนเอกสารการซื้อขายทางธุรกิจระหว่างองค์กรมาตราฐาน 2 องค์กรขึ้นไป ผ่านระบบคอมพิวเตอร์    ซึ่งมีหลายประเภท เช่น การโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์    หรือกรณีที่กรมศุลกากรไทย นำเอาระบบ EDI มาใช้ในการจัดเก็บภาษีการตรวจปล่อยสินค้า การส่งเสริมการส่งออก และการป้องกันปราบปรามการลักลอบหลีกเลี่ยงภาษีศุลกากร เป็นต้น การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นี้จัดเป็นส่วนหนึ่งของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์   ปัจจุบันหน่วยงานหลักที่ใช้ ก็คือ กรมศุลกากร (Customs Department) เจ้าหน้าที่ shipping และ บริษัท หรือผู้ที่นำเข้า-ส่งออก จัดซื้อ และ logistics เป็นต้น

มีวิธีจะหลีกเลี่ยงความล้มเหลวของการวางแฟนทรัพยากรในองค์กร (ERP) ได้อย่างไร

ความสำเร็จและความล้มเหลวในการนำ ERP มาใช้คืออะไร

    ·    กรณีที่ประสบความล้มเหลวในการนำ ERP มาใช้  

 1. ไม่สามารถปฏิรูปการทำงานได้

            เป้าหมายการนำ ERP มาใช้เพื่อปฏิรูปการทำงาน เช่น การลดต้นทุน การเพิ่มความเร็ว การเพิ่ม     ประสิทธิภาพในการทำงาน เป็นต้น แต่ในทางปฏิบัติจริง ยังคงดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ(Business Process) เหมือนกับที่เคยทำมาแต่เดิม

2. ไม่สามารถปฏิรูปการบริหารจัดการได้

    หลังจากนำ ERP มาใช้    การใช้ข้อมูลที่ได้ไม่มีความก้าวหน้า ยังคงใช้วิธีการจัดการ        เหมือนกับที่เคยทำมา ไม่ทำให้เกิดการปฏิรูปการจัดการ

3. ระยะเวลาพัฒนานานและต้นทุนสูง

         การสร้างระบบ ERP ใช้ระยะเวลาพัฒนานาน   มีต้นทุนสูง   การนำไปใช้ล่าช้ากว่ากำหนด ยิ่งทำให้ต้นทุนของการพัฒนาสูงกว่าที่ตั้งเป้าไว้มาก ทำให้ ERP กลายเป็นของแพง

4. ต้นทุนของการดูแลรักษาหลังจากนำมาใช้สูง

       การนำ ERP มาใช้จะทำให้เกิดระบบสารสนเทศขององค์กรใหม่ โดยใช้ ERP Package  ซึ่งควรจะทำให้การดูแลรักษาทำได้ง่าย และต้นทุนในการดูแลรักษาลดลง     แต่ในความเป็นจริง  เนื่องจากมี Software ที่พัฒนาขึ้นด้วยมือที่เรียกว่า Add-on  สำหรับการ Customize  อยู่มาก ทำให้ต้นทุนไม่ต่างจากการพัฒนาแบบ Customize ที่ทำด้วยมือ

5. ไม่สามารถตาม Upgrade version  ของ ERP Package ได้

             เมื่อมีการ Upgrade version ของ ERP Package  ผู้ผลิต ERP package แจ้งว่าจะยกเลิกการบำรุงรักษา version เก่า แต่เมื่อจะพยายาม upgrade version ของ ERP package ที่นำมาใช้  ก็จะพบว่ามีความขัดแย้งกับ Software ที่พัฒนาขึ้นแบบ Add on โดยการ Customize ทำให้ทราบว่าต้องทำการสร้างขึ้นมาใหม่ ดังนั้นในการ upgrade version ของ ERP package จำเป็นต้องมีการทดสอบและการพัฒนาที่ยุ่งยาก และมีต้นทุนการ upgrade version เท่าๆ กับการนำเอาระบบใหม่เข้ามาใช้

·    กรณีที่ประสบความสำเร็จในการนำ ERP มาใช้                                        

 1. การนำมาใช้มีประสิทธิผลในเชิงการจัดการ

           มีการวัดผลการนำ ERP มาใช้ด้วยดัชนีที่เป็นตัวเลขได้ และที่วัดด้วยดัชนีที่เป็นตัวเลข ได้ยาก แต่ก็เห็นผลทั้งสองอย่างได้อย่างชัดเจน และมีผลเชื่อมโยงไปสู่การปฏิรูปองค์กร

     2. ใช้ ERP ได้อย่างชำนาญและมุ่งสู่การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีองค์กร

            ผู้บริหาร ผู้จัดการ และผู้รับผิดชอบหน้างานแต่ละระดับ เชื่อถือข้อมูลที่ได้จากระบบ  ERP และใช้ในการตัดสินใจ ดำเนินงานประจำวัน เกิดความร่วมมือกัน และการมีข้อมูลร่วมกันระหว่างหน่วยงาน เป็นผลทำให้มุ่งไปสู่การปฏิรูปวัฒนธรรม และวิถีองค์กร

3.  สามารถพัฒนาได้ โดยใช้ระยะเวลาพัฒนาที่สั้นตามที่ตั้งเป้าไว้

            การสร้างระบบ ERP โดยใช้ ERP Package สามารถทำได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด  ระยะเวลาพัฒนายังสั้นกว่าที่ผ่านมา

4.  สามารถพัฒนาได้โดยใช้ต้นทุนในการพัฒนาที่ต่ำตามที่ตั้งเป้าไว้

           ต้นทุนของการพัฒนาในการสร้างระบบ ERP อยู่ภายในขอบเขตที่ตั้งเป้าไว้ ซึ่งเกี่ยวเนื่องกับการที่ใช้ระยะเวลาพัฒนาสั้น เมื่อเปรียบเทียบกับการพัฒนาระบบ    Customize ที่ผ่านมา

5.  กระจายในแนวนอนได้อย่างรวดเร็ว

        สามารถกระจายการนำ ERP มาใช้ในแนวนอนได้อย่างรวดเร็ว เช่นกระจายไปยังกลุ่มธุรกิจที่แตกต่างกันภายในบริษัทและบริษัทในเครือ นอกจากนี้ยังสามารถลดต้นทุนสำหรับการกระจายในแนวนอนได้ด้วย ซึ่งทำให้ประสิทธิผลของการนำ ERP มาใช้ยิ่งสูงขึ้น

6.  เสริมสร้างฐานสำหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กร

           การนำ ERP มาใช้ ช่วยเสริมสร้างฐานสำหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศองค์กร ซึ่งการใช้ฐานสำหรับการพัฒนาดังกล่าว จะทำให้สามารถขยายระบบ ERP ออกไป โดยการนำ SCM, CRM  อยู่รอบๆ และทั้งหมดสามารถทำงานร่วมกันอย่างบูรณาการได้

7.  ต้นทุนในการดูแลรักษาต่ำ

           การดูแลรักษา หลังจากนำ ERP มาใช้ทำได้ง่าย ทำให้ต้นทุนในการดูแลรักษาต่ำ เมื่อเทียบกับที่ผ่านมา

8.  สามารถตาม  Upgrade version ของ ERP Package หลังจากนำมาใช้ได้

          เนื่องจากสามารถตาม Upgrade version ของ ERP Package ได้โดยไม่มีต้นทุนที่สูง เหมือนกับการสร้างระบบ ERP ใหม่ ทำให้ระบบสามารถรองรับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุด เป็นการเพิ่มประสิทธิผลยิ่งขึ้น ในการจัดการของการนำ ERP มาใช้